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DICAS PROFISSIONAIS

DICAS PROFISSIONAIS

 

 



Como Fazer Reuniões Criativas



· Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
· Estabeleça os objetivos;
· Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
· Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
· Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
· Mantenha o rumo da discussão;
· Designe um participante para secretariar a reunião;
· Sintetize as conclusões;
· Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.


Administração do Tempo




A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.


Dicas Para se Economizar Tempo




"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"


· PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;


· ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;




· DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;


· TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;


· COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;










· TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;






· CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.


Economizadores de Tempo



· Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
· Criação de listas de afazeres;
· Definição de metas;
· Manutenção de suas metas em vista;
· Definição de prioridades;
· Acompanhamento das prioridades;
· Organização das tarefas;
· Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.


Erros e Falhas na Administração do Tempo



· Excesso de tempo em conversações;
· Consolidação insuficiente de conclusões;
· Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
· O subordinado sempre pode me esperar;
· Nunca vou me tornar escravo do relógio;
· Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
· Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
· Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
· Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.


Causas do Desperdício do Tempo



· Falta de:

Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;
Compromisso com os resultados;








· Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
· Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
· Fragmentação e superficialidade;
· Excesso de reuniões e burocracia interna;
· Indefinição de prioridades;
· Incapacidade de dizer "não";
·Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);




· Centralização de poder;
· Execução de serviço particular, em horário comercial;
· Resistências às mudanças.




Soluções Práticas Para Economizar Tempo



· Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
· Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
· Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
· Faça as coisas em ordem de prioridade;
· Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
· Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
· Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
· Elimine desperdiçadores de tempo;
· Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.


Processos envolvendo reuniões



· Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente


Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!


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